Contar com um plano de gestão de crise é fundamental para qualquer negócio, independente de tamanho, área de atuação e modelo de trabalho. Muito além de apenas uma estratégia de comunicação ou projeto específico, a gestão de crise prepara a empresa para lidar com diferentes cenários de incerteza.
De forma geral, um plano de gestão de crise possibilita traçar ações para responder de forma adequada a situações que possam gerar impacto negativo à marca. Assim, é possível reduzir danos e minimizar os impactos sobre a operação, colaboradores, imprensa e o público em geral.
O que é um plano de gestão de crise?
Uma coisa é fato: não é possível prever cenários de crise, que podem se suceder a qualquer momento. Ainda assim, contar com uma análise minuciosa de riscos contribui para identificar pequenos a grandes ameaças ao negócio, assim como estruturar um plano de ação estratégico para lidar com imprevistos em geral.
Desta forma, um plano de gestão de crise bem estruturado possibilita que a empresa tenha muito bem definido todas as ações que devem ser tomadas em situações de crise. Além de determinar os processos, define os colaboradores que entrarão em ação, bem como as atividades que devem ser executadas.
Isso porque quando a equipe está devidamente treinada para lidar com cenários adversos, o processo de crise causa menos impacto, assim como reduz os danos a longo prazo. Afinal, nesse contexto, a principal máxima é: minimizar os problemas, retomar as atividades e restaurar a operação sem repercussão negativa para o negócio.
Como estruturar um plano de gestão de crise?
1. Defina o comitê de crise
Antes de iniciar o planejamento do plano de gestão de crise, é fundamental definir os stakeholders e colaboradores que irão atuar em conjunto nesse processo. Os participantes irão atuar durante um cenário de impacto negativo para a empresa, por isso, é muito importante que os participantes atuem de forma comprometida e de acordo com as responsabilidades que esta função acarreta.
A empresa deve optar por representantes estratégicos de diferentes áreas do negócio, incluindo as diferentes unidades físicas. De maneira geral, o comitê é composto por colaboradores de áreas-chave, como recursos humanos, jurídico, financeiro, marketing, operações, entre outras, definidas de acordo com o ramo de atuação. A liderança deve ser feita por um profissional com autonomia para tomar decisões e o apoio de um profissional de assessoria de imprensa.
2. Mapeamento de riscos
Para construir um planejamento de plano de gestão de crise bem estruturado deve-se considerar todas as possibilidades de risco que a empresa pode enfrentar. Neste processo cabe aos profissionais envolvidos avaliar os cenários instáveis dentro da sua área de atuação, bem como sob um olhar geral para o negócio.
Para que cada item seja analisado, vale realizar um levantamento detalhado dos itens que representam risco para o negócio, identificando os pontos críticos que hoje representam um perigo para a operação. Com este mapeamento em mãos o comitê poderá atuar posteriormente no desenvolvimento de processos de melhorias, assim como em um plano de contingência - como cada item pode gerar impactos diferentes, é importante analisá-los separadamente.
3. Crie um plano de contingência
Essa etapa consiste na estruturação do plano de gestão de crise, a partir da determinação de ações que devem ser tomadas para responder a cada tipo de risco. Independente do negócio e do ramo de atuação, a construção deste plano inclui muito mais do que a formalização de uma estratégia, já que inclui de maneira detalhada o processo de atuação.
O plano deve conter resposta para cada item de risco, incluindo um protocolo de atuação, as ações que devem ser adotadas estipuladas de forma micro e macro, assim como os colaboradores responsáveis por cada tarefa. É importante considerar que este plano demanda revisão e atualização constantes, à medida que colaboradores, projetos e estruturas sejam alterados na empresa.
A gestão de crise bem executada garante que a empresa reduza os riscos e impactos de problemas que podem surgir de repente, além de apoiar para que tal desafio não prejudique a reputação da marca e gere impactos financeiros. Caso a situação problemática não tenha uma solução rápida, ainda contribui na busca por uma solução paliativa.
Quer construir um mapeamento de riscos e um plano de ação efetivo contra crise? Mande uma mensagem e vamos expandir. 🤘🏻
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